Zarządzanie najmem – wszystko, co musisz wiedzieć

Witam Cię serdecznie w kolejnym artykule na moim blogu. W poprzednim wpisie wspomniałem, że w najbliższym czasie opowiem Ci przed jakimi wyzwaniami staniesz inwestując w nieruchomości na wynajem. Korzystając ze swojego doświadczenia w branży budownictwa oraz nieruchomości przygotowałem dla Ciebie merytoryczny artykuł na temat: Zarządzanie najmem – wszystko co musisz wiedzieć. Jestem przekonany, że odpowie on na większość Twoich pytań. Jeśli jednak chcesz dowiedzieć się czegoś więcej, daj mi koniecznie znać w komentarzach 😉

Zarządzanie najmem – spis treści artykułu:

1. Poszukiwanie potencjalnego najemcy
2. Telefoniczna weryfikacja najemcy
3. Prezentacja nieruchomości najemcy
4. Przygotowanie umowy najmu
5. Opodatkowanie najmu
6. Ubezpieczenie nieruchomości
7. Wykończenie mieszkania
8. Konserwacja mieszkania
9. Remont mieszkania

Jak widzisz przygotowałem dla Ciebie bardzo obszerny artykuł, dlatego polecam Ci przygotować kubek ulubionego napoju, kartkę i długopis do notowania. Będzie mi również bardzo miło, jeśli dołączysz do mojego newslettera, dzięki czemu nie przegapisz w przyszłości innych wartościowych wpisów na blogu.

Zarządzanie najmem – wstęp

Inwestycja w mieszkania na wynajem jest niewątpliwie jedną z bezpieczniejszych form lokaty kapitału oraz sposobem na osiąganie stabilnych dochodów. Często panuje jednak błędne przekonanie, że posiadanie i wynajmowanie nieruchomości praktycznie nie wymaga od właściciela większego zaangażowania. W dzisiejszym artykule przedstawię Ci zakres czynności niezbędnych do wykonania, aby cieszyć się generowaniem bezpiecznych zysków z nieruchomości. Zapraszam Cię w podróż po niezwykle złożonym świecie zarządzania najmem nieruchomości.

Zarządzanie najmem – obsługa najemcy

Poszukiwanie potencjalnego najemcy

Punktem wyjścia w moich rozważaniach jest sytuacja, w której masz już kupione mieszkanie, gotowe do wprowadzenia przyszłego najemcy, którego nie masz. W dzisiejszych czasach poszukiwanie najemców odbywa się przede wszystkim w Internecie na różnego rodzaju portalach ogłoszeniowych i serwisach społecznościowych. Jeśli chcesz przebić się ze swoją ofertą wynajmu nieruchomości musisz zadbać o jej odpowiednią prezentację. Podstawą są oczywiście dobrej jakości zdjęcia, które co bardzo ważne powinny pokazywać nieruchomość zgodnie z jej stanem faktycznym. Ostatnio coraz powszechniejszym rozwiązaniem jest również tworzenie wirtualnych spacerów po nieruchomości, które pozwalają zaoszczędzić sporo czasu na wstępne prezentacje potencjalnemu najemcy.

W tym miejscu nie zapomnij również o szczegółowym opisie oferowanej nieruchomości, który powinien być poprzedzony zachęcającym do interakcji tytułem. Dalsza część ogłoszenia nich informuje Klienta o tym wszystkim, czego nie widać na zdjęciach. Mowa tutaj o:

• wysokości czynszu najmu i pozostałych opłatach
• dostępności mieszkania
• powierzchni całkowitej mieszkania
• liczbie pokoi oraz ich powierzchni
• położeniu względem kierunków geograficznych
• numerze piętra oraz windzie
• miejscu postojowym
• ochronie/monitoringu
• wyposażeniu każdego z pomieszczeń
• szczególnych udogodnieniach np. klimatyzacji
• opisie lokalizacji
• odległości do sklepu, przystanku, przychodni zdrowia itp.

Na koniec pozostaw do siebie niezbędne dane kontaktowe z informacją o preferowanej formie oraz godzinach, w których potencjalny najemca może się z Tobą kontaktować.

Telefoniczna weryfikacja najemcy

Kiedy już starannie przygotowane ogłoszenie spotka się zainteresowaniem Klienta i dojdzie do rozmowy telefonicznej wykorzystaj ją do weryfikacji najemcy poprzez zadanie mu kliku pytań. Poniżej przygotowałem ich podstawową listę, którą możesz zmodyfikować wedle swojego uznania. Dla uproszczenia założyłem, że rozmówcą w tym przypadku będzie mężczyzna – mam nadzieję, że kobiety mi wybaczą 🙂

1. Dla ilu osób szuka Pan mieszkania?
2. A ile osób będzie z Panem mieszkać?
3. W jakim wieku są te osoby?
4. Czy jest Pan studentem
5. Czy jest Pan osobą pracującą?
6. Czym zajmuje się Pan zawodowo?
7. Na jak długo chce Pan wynająć mieszkanie?
8. Czym jest spowodowana Pana decyzja o przeprowadzce?
9. Czy wynajmował Pan już wcześniej mieszkanie?
10. Jak długo trwał poprzedni wynajem?
11. Czy posiada Pan zwierzęta?
12. Czy posiada Pan jakieś nałogi?

W tym miejscu jeszcze jedna bardzo ważna informacja! W przypadku rozmowy z obcokrajowcem koniecznie zapytaj go, czy ma Kartę Pobytu lub pozwolenia na pobyt/pracę w Polsce? Jest to bardzo istotne, ponieważ w ten sposób usłysz jego reakcję, która może świadczyć ewentualnie o nielegalnym przebywaniu w naszym kraju.

Prezentacja nieruchomości najemcy

Po pozytywnej weryfikacji telefonicznej najemcy, ustal z nim dogodny dla Was termin prezentacji nieruchomości. Dodatkowo możesz go poprosić o potwierdzenie na dzień przed umówioną datą spotkania. Ten zabieg pozwoli Ci dodatkowo zweryfikować słowność i faktyczne zainteresowanie wynajmem. W ten sposób minimalizujesz ryzyko sytuacji, w której jesteś już w swoim mieszkaniu o umówionej godzinie, a Klient się nie pojawia.

Kolejną kwestią, na którą koniecznie zwróć uwagę jest punktualność przybycia. Nie mówię tutaj o skrupulatności co do minuty, ale zmieszczeniu się przynajmniej w kwadransie akademickim 🙂 W sytuacji opóźnienia cennym spostrzeżeniem będzie jakikolwiek kontakt ze strony najemcy z informacją o czasie, jaki potrzebuje na dotarcie na spotkania. Takie zachowanie świadczy o szacunku do drugiego człowieka i pozwoli Ci dodatkowo ocenić, czy jest to właściwy najemca na Twoje mieszkanie.

Mówi się, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz, dlatego już od pierwszego kontaktu zwróć uwagę na sposób zachowania Klienta. Uważnie obserwuj postawę, gestykulację oraz ton głosu rozmówcy. Wszystkie formy komunikacji zarówno werbalne, jak i niewerbalne powinny pomóc Ci w ocenie potencjalnego najemcy.

Oczywiście nie można wyciągać pochopnych wniosków patrząc na wygląd zewnętrzny drugiej osoby, jednak na tej podstawie chcąc nie chcąc, wyrobisz sobie o niej pierwsze zdanie. Zwróć uwagę na jej czysty, schludny ubiór oraz ogólną higienę osobistą. Ma to duże znacznie, ponieważ w ten sposób dowiesz się, czy dana osoba we właściwy sposób będzie potrafiła zadbać o Twoje mieszkanie.

Przy tej okazji poinformuj Klienta o kilku dodatkowych aspektach:

1. Do podpisania umowy potrzebne jest zaświadczenie o zatrudnieniu/zarobach – kiedy może mi je Pan przedstawić?
2. Umowa najmu jest terminowa, a za jej zerwanie grozi kara umowna – zdaje Pan sobie z tego sprawę?
3. Sąsiedzi są bardzo wyczuleni na imprezy – mam nadzieję, że nie planuje Pan ich zbyt wielu?

Tych kilka pogłębiających pytań powinno ostatecznie utwierdzić Cię w przekonaniu, czy rozmówca jest osobą, której chcesz powierzyć Twoje mieszkanie.

Zobacz kilka artykułów, które mogą Cię również zainteresować:

• Fundusz Wydatków Regularnych – planuj z głową
• Wynajem mieszkania – jak zabezpieczyć swoje interesy?
• Postanowienia noworoczne – dlaczego nie działają?

Zarządzanie najmem – formalności

Przygotowanie umowy najmu

Decydując się na wynajem mieszkania niezwykle istotną kwestią jest wybór odpowiedniego rodzaju umowy najmu. Poniżej przedstawiam Ci obowiązujące aktualnie pisemne formy umowy najmu:

1. Na czas określony – wygasa samoczynnie po upływie terminu, na jaki została zawarta
2. Na czas nieokreślony – zakończenie następuje poprzez wypowiedzenie jednej ze stron z zachowaniem właściwego terminu wypowiedzenia
3. Okazjonalnego – musi być zawarta u Notariusza oraz zgłoszona do Urzędu Skarbowego. Właściciel może w każdej chwili wnieść o opróżnienia lokalu w terminie nie krótszym niż 7 dni od chwili doręczenia żądania.
4. Instytucjonalnego – skierowana do podmiotów, które prowadzą działalność gospodarczą w zakresie wynajmu mieszkań. W tym wypadku nie ma potrzeby zgłaszania jej do Urzędu Skarbowego. Wypowiedzenie jest możliwe poprzez żądanie opróżnienia w terminie nie krótszym niż 14 dni od jego doręczenia.

Niezależnie od tego, z jakiego rodzaju umowy najmu skorzystasz w każdym muszą znaleźć się następujące elementy.

• data podpisania umowy najmu
• dane najemcy
• przedmiot umowy najmu
• cel najmu
• okres najmu
• czynsz najmu
• sposób rozliczania mediów
• adres do korespondencji
• prawa i obowiązki stron

Opodatkowanie najmu

Podatek dochodowy

Teraz niestety muszę pokazać Ci tę gorszą stronę wynajmu mieszkania – przedstawię Ci z jakimi podatkami będziesz mieć do czynienia. Twoje zarobki z tytułu wynajmu to nic innego jak dochód, z którego musisz rozliczyć się z Państwem.

W przypadku najmu prywatnego masz do wyboru:

• skalę podatkową 17% i 32% od dochodu
• ryczałt 8,5% i 12,5% od przychodu

Z kolei dla działalności gospodarczej wypierasz spośród:

• skali podatkowej 17% i 32% od dochodu
• podatku liniowego 19% od dochodu

Podatek od towarów i usług (VAT)

Drugim rodzajem obciążenia jest podatek od towarów i usług (VAT). Wyróżniamy tu następujące stawki podatku:

• najem na cele mieszkalne – zwolnienie stosowane w najmie długoterminowym na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT – zwalnia się od podatku w zakresie wynajmowania lub wydzierżawienia nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe.
• najem na cele związane z działalnością 23%
• usługi zakwaterowania 8%

Podatek od nieruchomości

Ostatnim rodzajem opodatkowania jest podatek od nieruchomości. Mogłoby się wydawać, że tutaj wszystkich wynajmujących mieszkanie obowiązują takie same stawki i zasady. Jest jednak inaczej w przypadku najmu “na doby”, gdzie świadcząc usługi dla turystów musisz opłacać podatek od nieruchomości wg. stawki wyższej tj. tej właściwej dla lokali związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Ubezpieczenie nieruchomości

Przed oddaniem najemcy swojego mieszkania koniecznie pomyśl o doborze odpowiedniej polisy ubezpieczeniowej. Nie jesteś bowiem w stanie przewidzieć różnych sytuacji losowych, które mogą się zdarzyć podczas wynajmu. Dlatego zobacz, jakie są dostępne rodzaje ubezpieczeń:

• lokalu – elementów stałych mieszkania: ścian, posadzek, sufitów, drzwi itd.
• OC w życiu prywatnym – ochrona na wypadek szkód rzeczowych i osobowych wyrządzonych osobom trzecim
• ruchomości – elementów ruchomych mieszkania: mebli, drobnego AGD i RTV itd.
• OC najemcy – za ewentualne szkody powstałe z jego winy

Zarządzanie najmem – stan techniczny

Wykończenie mieszkania

Inwestując w nowe mieszkanie w stanie deweloperskim staje przed Tobą poważne zadanie związane z wykończeniem oraz wyposażeniem. Jest to dosyć złożony proces, który wymaga odpowiedniej koordynacji pomiędzy jego wszystkimi uczestnikami.

Na początek nie posiadając odpowiedniej wiedzy, doświadczenia ani po prostu smykałki do odpowiedniego rozplanowania przestrzeni poszukaj dobrego Architekta wnętrz. Możesz jej zlecić opracowanie kompleksowego projektu wykończenia wnętrza wraz z nadzorem prac na budowie. Dzięki temu zdejmiesz z siebie część obowiązków i zyskasz święty spokój. Osobiście jestem zwolennikiem powierzania czynności, na których się nie znam specjalistom w danym zakresie i taką metodę działania rekomenduję również Tobie.

Konserwacja mieszkania

Znalezienie najemcy na mieszkanie i skuteczne dopełnienie wszystkich formalności nie gwarantuje Ci jednak spokoju przez cały czas obowiązywania umowy. Jak to w życiu, zdarzają się różne nieprzewidziane sytuacje np. pęknięta rura, zgubienie kluczy, pęknięta szyba, które wymagają Twojej szybkiej interwencji. Musisz sobie uświadomić, że dbanie o stan techniczny nieruchomości i oraz zapewnienie sprawności elementów wyposażenia należy do Twoich obowiązków względem najemcy.

Remont mieszkania

Mieszkanie, jak każdy intensywnie eksploatowany przedmiot po jakimś czasie się zużywa i traci swoją funkcjonalność. Niestety wpływa to na atrakcyjność Twojej nieruchomości i zainteresowanie kolejnych najemców. W tym momencie konieczne jest przynajmniej jej odświeżenie lub w ostateczności generalny remont. Podobnie, jak przy wykończeniu nowego mieszkania wiąże się to z ogromem prac do wykonania. Dodatkowym utrudnieniem jest tutaj konieczność usunięcia wyposażenia oraz elementów wykończenia wnętrza.

Zarządzanie najmem – podsumowanie

Przyszedł czas na małe podsumowanie powyższego wpisu. Przygotowanie go kosztowało mnie naprawdę wiele czasu i wysiłku, ale chciałem przedstawić Ci możliwie wiele aspektów, z którymi będziesz mieć do czynienia inwestując w mieszkania na wynajem. Mam nadzieję, że ten artykuł spotka się z Twoim uznaniem oraz będzie przydatny dla Ciebie w praktyce. Jeśli masz do mnie jakiekolwiek pytania związane z zarządzania wynajem nieruchomości lub po prostu chcesz się ze mną skontaktować, to skorzystaj z poniższego formularza kontaktowego. Do następnego!